LAS 5 S: PROGRAMA ORDEN Y ASEO

 

OBJETIVOS

A continuación se describen algunos objetivos que sirven de orientación para indicar la importancia del programa de orden y aseo en una organización.

Crear ambientes de trabajo sano y seguro

Generar compromiso y una cultura de mejora continua basada en el respeto y el orden.

Facilitar la simplificación y estandarización de los procesos.

Buscar la mejora de la productividad, a través de la eliminación del desperdicio.

Ofrecer bienes y servicios, acordes con las necesidades de los clientes.

Soportar los programas de salud ocupacional

DEFINICIÓN

Orden y Aseo: se trata de un programa sencillo de gestión aplicable a cualquier organización que quiera iniciar, mantener y mejorar su forma de competir y sobrevivir en este mundo cambiante. Su aplicación se extiende al hogar visto éste como el primer eslabón  dentro de todo el macrosistema universal.

La Prestación de un servicio oportuno, seguro y acorde con las necesidades de los clientes, acompañado de calidad y precio competitivo, se convierten en elementos fundamentales para generar ventajas competitivas sostenibles actualmente. Pero estas características y/o atributos que se deben ver como medios y no como fines organizacionales, encuentran en el orden y aseo a nivel de plantas industriales y de organizaciones de servicio un pilar fundamental para su  alcance.

La satisfacción de los clientes implica un trabajo en las organizaciones centrado en su talento humano, que lleve implícito un desarrollo integral de las personas, partiendo de su propia satisfacción, generando en ellas, compromiso, pertenencia, motivación, autoestima y, como consecuencia espera el desarrollo de sus potencialidades para un mejor aporte institucional.

Para empezar un programa de mejora continua, la forma ideal es, mejorar las condiciones de trabajo de las personas en su ambiente cotidiano y fomentar hábitos y procedimientos que permitan su mejoramiento integral en la organización.  Sobre estas premisas las  cinco eses son la condición y base para iniciar la implementación de programas de aseguramiento de calidad y de mejora de la productividad  en cualquier tipo de Empresa. Su alcance bien visto es importante y ante todo demanda cambios de actitud drásticos que con el devenir del tiempo se esperan convertir en costumbre, llevar al inconsciente del individuo que en forma autónoma haga su  aplicación.

Las Cinco eses,  son por lo tanto, una respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, lo cual prepara el terreno para la aplicación de cualquier herramienta gerencial.  Se habla del sitio de trabajo pues en él se desarrolla una parte muy importante de la vida, en muchos casos el tiempo en el trabajo es superior al tiempo del hogar o social dado las ocupaciones y responsabilidades adquiridas por cada persona.

Un ambiente de trabajo agradable garantiza compromiso, desarrollo personal y atención de calidad para los usuarios.          

Las Cinco Eses se trata de términos que provienen de palabras en japonés y todas empiezan por S:

SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

 

Los cuatro primeros términos tienen prefijo SEI, esto significa sentimiento, sinceridad, respeto y justicia. Rescata el hecho de la autoestima como eje sobre el cual gira la propuesta.

Las tres primeras se relacionan directamente con el Espacio de Trabajo; la oficina, el taller, el consultorio y los servicios complementarios. Las dos últimas se refieren directamente a la persona.

A cada palabra del japonés descrita anteriormente se le asocia con términos en español que siguen un procedimiento lógico para su aplicación, como programa de mejora a través del orden.

1. SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Selección, Registrar

2. SEITON: Organizar, Identificar,  Almacenar,  Archivar.

3. SEISO: Limpieza, Aseo, Higiene, Mantenimiento.

Así como se indicó que las tres primeras se refieren al ambiente de trabajo, las dos últimas apuntan a la persona, al individuo, pues es él quien finalmente es el responsable de los cambios y por donde se debe empezar.

4. SEIKETSU: Salud personal (física y mental), Bienestar Personal

5. SHITSUKE: Autodisciplina, Forma de vida, hábito, costumbre.

Seguidamente se presenta una explicación detallada de cada uno de los componentes del programa.

SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Selección, Registrar.

Realizar un inventario, clasificar, agrupar, seleccionar y registrar debidamente lleva a la simplificación y la estandarización de tal manera que se disponga en cada sitio de trabajo de lo absolutamente necesario.

Por ejemplo ubicados en el puesto o sitio de trabajo y/o ubicados en el hogar y tomando como referencia un área en particular (trabajo: oficina, escritorio, archivador;  casa: sala, comedor, habitación, un armario).

Una vez en el sitio de trabajo, mire a su alrededor: Posiblemente por mencionar algo, existen hojas que corresponden a memorandos, correspondencia interna,  formatos que ya no están en uso,  (todo esto amarillo por lo viejo); existen periódicos, revistas, seis ceniceros, folletos, publicidad,  lotería de la década del setenta, un armario con documentos de cinco años anteriores, una biblioteca con libros y objetos que nadie utiliza, cuatro materas (sin jardín) que ocupa la mitad del espacio, una colección de muñequitos(treinta y cuatro),  tres máquinas de escribir dañadas (están en un rincón en el piso), una silla dañada con la cual se tropiezan por lo menos tres personas diariamente. 

Entonces vale la pena preguntarse.

¿Estos documentos y/o elementos son indispensables? (por ejemplo las máquinas dañadas).

Si se utilizan, ¿con que frecuencia se hace?,

¿La ubicación actual es la mejor?

¿Se justifica aun mantenerlos?

¿Si definitivamente hay que deshacerse de ellos?

 

SEITON: Organizar, Identificar,  Almacenar – Archivar.

Una vez realizada la clasificación, a través de esta segunda  S, que lleva implícita la organización, identificación y almacenamiento, consistiendo en disponer de la información, elementos de trabajo, insumos, máquinas y demás medios de producción  donde los encontremos fácilmente, de manera que todos conozcan cómo se han guardado y dónde se deben buscar. Esto unido a una eficiente distribución en planta asegura un ambiente especial para el trabajo.  

Se han clasificado los elementos, información y demás, pero hay que ubicarlos en el mejor sitio posible.  Por ejemplo se va a guardar toda la información sobre quejas del semestre anterior que se encuentra posiblemente en el piso. Se debe guardar en un sitio donde quede catalogada de tal forma que si llega alguien que no es de la dependencia o alguien nuevo, pueda ver dónde están y cómo se guardan los reclamos respectivos.

Hoy día el archivar información, almacenar insumos, repuestos y demás, ante todo demanda de una identificación apropiada, por tal razón es importante aplicar técnicas adecuadas donde se destacan los códigos de barras y los microchips entre otros.

SEISO: limpieza, Aseo, Higiene,  Mantenimiento

Esta tercera S trata de mantener permanentemente el ambiente higiénico y agradable para laborar, propendiendo por la eliminación de las causas fundamentales que ocasionan el mugre y la suciedad. 

 

Analizando el siguiente ejemplo típico:  Al entrar un cliente, sea un compañero de trabajo; un pariente que nos visite, un usuario; considera Usted que su visitante se sentirá tranquilo y cómodo al ver:  ceniceros llenos de colillas, chicles en diferentes sitios incluido pegamentos en las paredes, vidrios polvorientos y manchados, además se utiliza de atrapamoscas las  telarañas y por decir algo más un sistema de información inoperante, recordando que el invitado no se pudo sentar por el estado de sus sillas.

¿Cual es su reacción? ¿Tranquilidad y comodidad? O por el contrario quisiera que la situación fuese diferente. 

En las plantas industriales se considera pertinente manejar a nivel de mantenimiento programas TPM (Mantenimiento Productivo Total)  el cual dentro de sus diferentes fines esta el de asegurar condiciones  adecuadas para el desarrollo del trabajo.

Todos estos son componentes de la tercera S, el sentimiento de disponer de la información  o los elementos de trabajo donde se encuentren fácilmente, de manera que todos conozcan cómo se han guardado y dónde se deben buscar, es quizás uno de los Sentimientos más importantes para trabajar a gusto.

SEIKETSU: Salud personal (física y mental), Bienestar Personal.

Nadie podrá lograr satisfacer sus metas familiares y sociales, al igual que rendir en el trabajo,  sino tiene claro que todo debe partir de si mismo; su salud tanto a nivel corporal como emocional se constituye en el paso inicial para alcanzar un desarrollo integral.

Dentro de los programas de Salud Ocupacional, y específicamente los relacionados con la Medicina Preventiva, se deben incluir campañas que busquen la aplicación de buenos hábitos de trabajo, practicas deportivas y culturales, el  no fumar, y practicas periódicas de índole médico y psicológico.  Los programas de Seguridad e Higiene Industrial deben velar por la utilización de los equipos de protección personal para el desarrollo de un trabajo lo más seguro posible, así como en el tratamiento de desechos y/o manejo de contaminantes.

Un ambiente de trabajo clasificado, organizado, ordenado y limpio, junto con la implementación de un programa adecuado de Salud Ocupacional, en algunas organizaciones regido por el reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y ante todo una disposición personal que favorezca actitudes y conductas encaminadas a la salud personal garantizan la cuarta S.

SHITSUKE: Autodisciplina, Forma de Vida, Hábito, Costumbre, Status Quo. Forma de Vida, El sentimiento de autoestima y autodisciplina.

Es el compromiso con el cumplimiento de las normas, patrones éticos, morales y técnicos de la organización y con la búsqueda del mejoramiento continuo a nivel personal y organizacional.

Juega un papel fundamental en el proceso de implementación de técnicas como las 5S, la ingeniería de métodos, donde el lograr relacionar los diferentes recursos y potencialidades humanas a través de métodos simplificados, estandarizados, entendibles, mejorados permanentemente, originan incrementos sostenidos en los niveles de competitividad, partiendo de una premisa  ¨ siempre habrá una mejor manera de hacer las cosas ¨.

La suma de las 5 S, se da cuando se trata de convertir el hábito, en costumbre, en una forma de vida;  esto se aplica a ejemplos tan sencillos como dejar las llaves en su respectivo sitio cada vez que se utilicen, dejar el marcador, el borrador, el lápiz en el sitio indicado una vez sean usados, el tablero dejarlo no como se encuentra sino tal vez mejor (limpio), dejar el teléfono en la posición que normalmente sea más cómoda de usar  siempre, dejar ordenado el sitio de trabajo cuando se retire de él y en general hacer del orden y aseo una costumbre, en el que inconscientemente se dejen las cosas donde se han encontrado o bien donde deben estar. Esto permite mejorar como personas y por supuesto como parte de una organización y de una comunidad.

El programa se debe diseñar para cada organización pues como tal no existe un modelo mágico inflexible que se pueda utilizar indistintamente; también en cada organización recibe un nombre especial, fácil de recordar que invite a la acción, pues en unas empresas se denomina 5S, en otras se prefiere llamar programa de Orden y Aseo, en otras se llama Salud, Vida, Éxito, Futuro, Mejora, higiene, clase, entre otras.